Muchos de nosotros deseamos regresar pronto a nuestras tareas habituales antes de la pandemia y aunque no existe la certeza de que el retorno sea pronto en todos los sectores de la economía, es seguro que al retorno la vida en la oficina necesitara de una reestructuración en tareas y espacio físico.
Para prepararnos para un futuro cercano es conveniente revisar que podemos hacer y que no después del COVID-19 en nuestras oficinas.
Olvida la fotocopiadora
No hablamos de dejar de fotocopiar documentos, hablamos de abandonar la actitud que nos impulsa a seguir los pasos de nuestro competidor más grande. Copiar cada paso que dan los grandes de la industria seria un error que puede costar a la empresa millones e incluso llevarla a la quiebra.
Recordemos que estas grandes empresas publicitan sus medidas ante la pandemia como una forma efectiva de resguardar a sus empleados, sin embargo no siempre es así, cada gran decisión se basa en pequeños pasos y determinadas reglas que no todas funcionan y al estar en una situación única en el mundo es probable que la gran estrategia no funcione como debería y se tenga que ajustar en el camino, por supuesto nunca sabremos de que forma y como han ajustado los parámetros nuestros competidores.
Un factor importante en el tipo de estrategia a implementar (en cuanto a horarios, cantidad de operarios e incluso que equipos de protección son necesarios y cuantos para cumplir el protocolo) es el tamaño de la empresa. Lo que funciona en una empresa grande no necesariamente funcionara en una de menor escala. Además la cultura empresarial juega un papel primordial en la efectividad del protocolo a seguir, elementos como el estrato social de los empleados y la región desde donde operan influye en la facilidad o la dificultad con la que se logren implementar las nuevas pautas.
Piensa en el mañana
Es probable que te encuentres en un punto crucial para tu empresa, necesitas regresar a toda costa y es totalmente comprensible, sin embargo tomando en cuenta que no sabemos cuando realmente terminarán los períodos de aislamiento o si todo volverá a la normalidad después del COVID-19, conviene hacer una revisión a fondo de la empresa. Es de vital importancia pensar que esta nueva realidad puede durar más de lo previsto y si es así ¿qué estrategias vamos a implementar para la nueva realidad a largo plazo?, ¿cuanto tiempo puede sobrevivir nuestra empresa en estas condiciones?. Revisa tus canales de distribución y las comunicaciones con el público, en estos momentos las personas necesitan de empresas con las cuales sentirse seguros para sus compras, devoluciones y dudas, esto se logra con una comunicación abierta y constante.
Revisar el catalogo de productos o servicios
Reinventarse es la palabra que mejor describe nuestra nueva situación. Debemos revisar que productos y servicios estamos ofreciendo, si son imprescindibles o por el contrario no forma parte de la escala de prioridades de nuestros clientes en estos momentos. Algunos de nuestros servicios pueden ser necesarios pero no bien presentados o necesitan algunos ajustes para poder seguir siendo atractivos, recuerda que lo importante en estos momentos es generar seguridad en la población. Mostrar la forma en la que proteges a tus clientes es importante, las personas quieren saber que medidas de seguridad básicas estas implementando para proteger tus productos y a tus empleados, así sentirán que los estas protegiendo a ellos.
De empleado a mejores amigos
El mejor socio comercial que podemos tener en estos momentos son nuestros empleados, brindar comodidades para atender el trabajo virtual o presencial (en relación a horarios, equipos y plataformas) será determinante para transitar con éxito este camino desconocido. Nuestros empleados son hoy más que nunca la ventana de la empresa al mundo, el contacto con el cliente, la cara y la voz de nuestro grupo de trabajo.
Dar lineamientos claros, respetar los horarios de trabajo y comprender la situación excepcional que estamos viviendo todos te dará una ventaja competitiva sobre el resto de empresas que se encuentran en la misma situación. Actuar con prontitud y ser asertivo en las decisiones que tomamos para nuestros clientes internos (empleados) y externos puede ser el punto de partida para una nueva etapa de crecimiento.
Rediseñar los espacios de trabajo
Si bien es cierto que ahora la mayoría de las empresas o casi todas están trabajando remoto, no quiere decir que las oficinas van a desaparecer, tampoco es una locura pensar en remodelar sus espacios de trabajo. La vuelta a la normalidad es un hecho en algún punto de este recorrido del COVID-19 y aunque no sabemos cuando terminara todo, si sabemos que los cambios serán duraderos en el futuro y uno de ellos es poseer espacios de trabajo seguros.
Volver a lo básico puede ser una solución razonable, las oficinas cerradas que delimiten el contacto humano, el rediseño del recorrido que hacen los empleados para llegar a zonas se baja seguridad como el espacio de toma de alimentos, baños, equipos comunes como las fotocopiadoras, impresoras, salas de espera y salones de reuniones, será de vital importancia en esta nueva realidad.
También es bueno contar con expertos que nos ayuden a reorganizar los espacios si pensamos en prescindir de algunas estaciones de trabajo. Las oficinas actuales han sido pensadas para lograr una interacción entre los usuarios, con la nueva realidad debemos revisar si esta interacción es un beneficio o una perdida (debido al riesgo a largo plazo), en ese caso las oficinas deberán ser adaptadas volviendo a las oficinas cerradas y diseñando espacios que incluyan equipos de desinfección.
Es hora de ser flexibles
Es probable que las decisiones que se tomen durante la pandemia deban ser revisadas y cambiadas mientras se ajusta la realidad, algunas estrategias generadas a largo plazo eventualmente deberán ser cambiadas de acuerdo a la información que recopilemos de nuestra empresa, nuestros productos o servicios, nuestros empleados, los clientes y el entorno.
Ser dinámico puede llevarte por un camino más placentero, absorber toda la información posible (sin caer en el desespero) para transformarla en acciones positivas, tomarse el tiempo para monitorear el comportamiento de nuestro grupo de trabajo y el de la competencia te dará herramientas valiosas para tomar las mejores decisiones a futuro.
Si quieres saber como tus oficinas pueden adaptarse a la nueva realidad de trabajo, contáctanos.