Una sala de conferencias puede cumplir muchas tareas, por lo que debe estar bien planificada. Una sala de conferencias también es un buque insignia de la empresa, especialmente en el área de clientes. Sin embargo, esto no se trata solo de estilo y buen diseño, no, el equipamiento de una sala de conferencias debe estar bien pensado y ser funcional.
Planificación anticipada de la sala de conferencias
Y de hecho, también aquí, como con los equipos de trabajo clásicos, los usuarios no deben adaptarse a la sala de conferencias, sino a la sala de conferencias a los usuarios . Esto significa que debe quedar claro de antemano qué requisitos se impondrán en esta área de reunión y los parámetros de construcción y necesidades de equipamiento.
En primer lugar, es importante saber para qué se utiliza el área. Aquí hay diferentes usos, aunque por supuesto se pueden aplicar varios por empresa. Dichos usos pueden ser, por ejemplo:
- Celebrar reuniones más pequeñas o más grandes
- Conferencias con personas externas o incluso en el extranjero
- Lugares de encuentro internos
- Áreas de planificación para proyectos
- Asesoramiento / planificación del cliente
- Formación y cursos
- uso adicional como comedor
Además, debes preguntarte qué tipo de empresa tienes. Un área de conferencias en una empresa de manufactura tiene diferentes requisitos que una en una empresa creativa. Las necesidades son diferentes y deben satisfacerse en consecuencia.
Una vez que conoces tus necesidades, conviene comprobar cual es el espacio adecuado según la capacidad y las necesidades En consecuencia, una sala para 50 personas requiere mucho más espacio y equipos que una de 10 personas, siempre tomando en cuenta que cada individuo necesita suficiente suficiente espacio de trabajo, sin olvidar que el espacio restante se debe adecuar para transitar cómodamente por la sala, también es importante generar espacio necesario que la parte que quien lidere la reunión pueda tener todo el equipo a la mano, por lo que requiere un espacio generoso.
Es recomendable tener un espacio estándar, ni muy pequeño ni muy grande para cubrir todas las necesidades futuras.
También es importante que los requisitos técnicos se puedan cumplir en la sala de conferencias:
- Enchufes suficientes, posiblemente integrados en la mesa
- Suficientes conexiones para la tecnología
- Al usar un proyector: ventanas que se pueden oscurecer
- Las opciones de ventilación deben estar disponibles
- iluminación suficientemente fuerte de la habitación
Planificar salas de formación
La parte más difícil de planificar son las salas de formación. Aquí, la capacidad se subestima rápidamente: el ancho del lugar de trabajo se estima incorrectamente, hay muy poco espacio para más muebles o el requisito de espacio para mesas y sillas se planifica incorrectamente.
Un lugar de trabajo clásico en una sala de formación requiere un ancho de 80 a 100 cm por persona y una profundidad con silla de 180 cm (80 cm de profundidad de mesa y 100 cm de espacio para la silla y el espacio de movimiento). La situación es diferente con estaciones de trabajo dobles cuando las personas se sientan frente a frente. Un lugar de trabajo ordenado debe tener un espacio en la profundidad de la encimera de 60 cm.
Ejemplo de planificación de una sala de entrenamiento con rutas de escape (izquierda, derecha, en el medio)
Asumiendo una disposición así, el área de asientos para 100 participantes requiere las siguientes capacidades:
Para la ruta de escape, una distancia mínima de un metro a 1.5 en el lado derecho e izquierdo de la pared, 5 mesas colocadas una al lado de la otra y otra vía de escape de 1 a 1,5 metros dejada en el medio. Por lo tanto, es necesario un ancho de habitación de al menos 12,5 metros con un ancho de mesa de 80 cm (sin armarios en las paredes).
Ancho de la sala: 10 x 0,80 m (ancho de la mesa) + 3 x 1,5 m (para las vías de evacuación) = 12,5 m
Cada tres filas (en este caso 2 x 3 filas y una combinación de cuatro) hay otra ruta de escape. Esto significa que con 10 filas de mesas con una profundidad de 1,8 metros por fila de mesas (ver arriba) incluyendo 3 metros para 2 rutas de escape entre las estaciones de trabajo y también 3 metros para los lados finales, la profundidad de una sala de entrenamiento sin un área de altavoces debe ser de aproximadamente 24 metros de profundidad. También hay unos 3 metros para el área de interacción del entrenador.
Profundidad de la sala: 10 x 1,80 m (para 10 filas) + 3 m (2 FW en el medio) + 3 m (2 FW borde) + 3 m (área de altavoces) = 27 m
Además, se debe planificar al menos 1,5 metros adicionales para aparadores y armarios para posibles bebidas en un lado de la pared.
Finalmente, se recomienda que la sala de formación ideal para 100 participantes planificados no sea inferior a 400 metros cuadrados.
El mismo cálculo para 30 participantes más frecuentes (3 filas cada uno, 10 lugares de trabajo con un pasillo central en la fila) tendría entonces un metro cuadrado de 142,5 (sin armarios).
La situación es diferente si no se proporcionan lugares de trabajo en esta medida, sino solo sillas. La superficie de usuario es de 0,65 metros por silla. Estos también están dispuestos en un máximo de 4 filas una detrás de la otra y un máximo de 5 una al lado de la otra. Por ejemplo, se debe planificar un ancho de sala de 11 metros para 10 lugares sin gabinetes y una profundidad (con una fila de paso de 0.45 metros) de 17 metros con un área de entrenamiento adicional de 3 metros. Una sala así debería tener 220 metros cuadrados. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que estos cursos de formación no duran todo un día, ya que una mesa no solo facilita el trabajo, sino que también tiene un efecto positivo en la postura sentada.
Eso suena más complicado de lo que es. En definitiva, se puede decir que para 30 participantes en un curso de formación con un puesto de trabajo se deben calcular 160 metros cuadrados . Esta medida se puede tomar para adaptar cualquier planificación de su local. Pero también muestra que las salas deben tener una cierta capacidad, que se debe tener en cuenta a la hora de planificar.
Determinar el tamaño de la mesa de conferencias
Se trata de la capacidad que requiere un área de conferencias con una gran mesa de conferencias como el centro. ¿Qué hay que considerar aquí?
Mesa de conferencias clásica diseñada por R. Bellmann
En última instancia, aquí también debería plantearse la cuestión de cuántos participantes deberían caber alrededor de una mesa de conferencias. Suponga que 30 participantes requieren un espacio de 30 por 0,65 metros. La mesa de conferencias también se mide de acuerdo con esta medida. Con 30 participantes, asumiendo que hay 14 sentados uno frente al otro y 2 en los extremos, la mesa de conferencias debe ser de 14 por 0,65 metros. Esto requiere una mesa de al menos 9 metros de longitud.
Si hay 3 participantes sentados en los frentes, que es quizás lo que da la sala en ancho, la mesa definitivamente debe tener 8 metros de largo, pero también una profundidad de 2 metros. Además, se deben considerar aproximadamente 1,5 metros de ruta de escape a cada lado y otros 3 metros para el líder de la conferencia. Esto significa que la habitación debe tener un ancho de (8 metros + 1,5 metros + 3 metros) 12,5 metros y una profundidad de (2 metros + 1,5 metros + 1,5 metros) 5 metros.
Una vez que se obtengan las medidas es hora de planificar el mobiliario, no antes, así tendremos todos los aspectos en orden.
La instalación: ¿Qué se debe considerar?
Los lugares de trabajo
Entonces, una vez que conoces tus necesidades trabajo, como por ejemplo una mesa de conferencias y sillas adecuadas. ¿Qué te recomendamos, a qué debes prestar atención?
Por supuesto, depende de la duración de las reuniones. Las reuniones más largas también requieren soluciones ergonómicas. Sillas que se adaptan más al propio movimiento del cuerpo , mesas que ofrecen una cómoda altura de asiento y una superficie de trabajo digna.
Cuanto más largas sean las reuniones, más importante es elegir sillas con reposabrazos para que los hombros se alivien y no causen problemas de espalda a los participantes. Además, hay sillas en voladizo que tienen una pequeña opción de balancín para que no tenga que sentarse rígidamente en su lugar. Las sillas cómodas de alta calidad también son representativas y, por lo tanto, no solo son útiles. La mejor manera de elegir la silla de conferencia adecuada se basa en el tipo de asiento y la cantidad de horas que se debe usar.
Silla cantilever con reposabrazos R16
Equipo de la mesa de conferencias
Las mesas de conferencias no deben ser demasiado altas ni demasiado bajas. Son comunes entre 72 y 74 centímetros. Una mesa de vidrio o una superficie brillante parece particularmente noble, pero es muy cuestionable desde un punto de vista ergonómico. Los reflejos de luz pueden molestar repetidamente los ojos, por lo que no se recomiendan las placas de vidrio. Los tableros de mesa recubiertos de resina de melamina son comunes, los tableros de madera real o de chapa son particularmente de alta calidad. En el caso de los marcos, debe tenerse en cuenta que las patas de la mesa pueden retroceder (o colocarse en el medio) para que haya suficiente espacio para moverse para todos los participantes.
Electrificaciones en la sala de conferencias
¿Cómo se desarrollan sus conferencias? ¿Trabajas mucho con el proyector, con portátiles y similares? ¿Las estaciones de trabajo individuales tienen que estar técnicamente equipadas o el altavoz solo necesita esta opción? Después de eso, también se debe decidir qué mesa usar y cómo se configurará la habitación. Si cada lugar de trabajo necesita electrificación, es aconsejable organizar los lugares de trabajo individuales en un círculo o en forma de U. Porque las salidas de cables y los canales de cables son más fáciles de implementar para una gestión adecuada de los cables.
Mesa de conferencias en forma de U, diseñada por R Bellmann
En conferencias donde se necesita menos electrificación, por ejemplo porque solo se usa la computadora portátil de trabajo del líder de la conferencia, la electrificación en el medio de la mesa de conferencias es suficiente. También debe asegurarse de que los dispositivos técnicos utilizados no tengan cables sueltos en los pasillos.
Es importante trabajar con mangueras de cable debajo de la mesa a los enchufes para garantizar la seguridad. El proyector, si se utiliza, debe fijarse al techo, esto también es más seguro y no ocupa espacio en la habitación. Además, ningún participante es molestado por el aire caliente que sale del proyector.
Tenga en cuenta las influencias externas en la sala de conferencias
La iluminación correcta de una sala de conferencias a menudo se considera necesaria. Las reuniones en particular a veces requieren la mayor atención. Una iluminación incorrecta puede provocar rápidamente fatiga y falta de concentración. Pero no solo es relevante la iluminación ideal de día o de noche, sino también la opción de oscurecer la habitación. Si se utilizan proyectores, esto se debe dar en el área de proyección para que la imagen del proyector sea claramente visible.
Otras influencias se refieren a la acústica. Una conferencia suele ser bastante tranquila o abierta a debates, por lo que el aislamiento acústico no es absolutamente necesario. Pero hay influencias externas, como ventanas abiertas o un área de conferencias abierta que está directamente adyacente a una cocina, por ejemplo. Es importante que la cocina se pueda cerrar con llave para que sus ruidos no perturben las discusiones.
Las ventanas deben permanecer cerradas durante la conferencia, especialmente si las salas de conferencias están ubicadas en las calles principales, estaciones de tren, etc. Ventilar con anticipación o durante los descansos demuestra ser más efectivo de todos modos, y nadie recibe una corriente de aire mientras está sentado en el flujo de aire. Y una ventilación eficaz es muy importante para prevenir los síntomas de fatiga. El aire acondicionado también puede ayudar, pero deben configurarse correctamente para que ningún participante se congele al final.
Las plantas también ayudan a mejorar la calidad del aire. En la actualidad existen numerosos estudios sobre esto, incluidas las plantas que demuestran ser efectivas. Aquí, en la sala de conferencias, las plantas también dan una sensación más agradable, no solo en el estilo de la sala, sino también para los participantes.
Otros muebles de oficina recomendados para salas de conferencias
Como ya se mencionó, los armarios de catering son muy útiles. Ofrecer algo de beber como agua y café para las conferencias es importante. Esto también es muy importante cuando se trata de clientes. Tiene sentido tener un aparador o un armario con puertas correderas en la habitación.
Un escritorio de pie donde el líder de la conferencia pueda archivar sus documentos es igual de bueno. Una pizarra para dibujar mejor también resulta muy eficaz, una computadora portátil o una impresora. Para muchos participantes externos, un perchero también es muy bueno para que las prendas de vestir estén cerca, pero no molesten el lugar.
Para las reuniones que se agendan para un tiempo determinado, también es útil colocar un reloj de pared. Un reloj mundial ayuda a las conferencias que se realizan en otras zonas horarias.
Conclusión: planifique y configure una sala de conferencias
Una sala de conferencias bien equipada depende en gran medida de la planificación previa. Sobre todo de las condiciones locales. Es importante que, como ya se mencionó, la sala de conferencias se adapte a los usuarios y no tengan que adaptarse a la sala.
Además, debe tenerse en cuenta qué funciones debe tener su área de conferencias; esto siempre debe tenerse en cuenta al planificar la primera vez. La información y recomendaciones mencionadas están destinadas a facilitarle las cosas y también a aconsejarle que considere ciertos aspectos, incluida la seguridad y el bienestar, con respecto a las rutas de escape, los peligros de tropiezo, los síntomas de fatiga y la concentración general.
A pesar de su prestigio, una buena sala de conferencias no solo es útil si el diseño es correcto, no, la función debe ser lo primero. Entonces se puede cuidar el estilo interno. Pero también se pueden incluir algunos aspectos destacados en la planificación de antemano con accesorios y toques de color, como puertas desmontables de armarios o asientos de colores para sillas de conferencias.
Artículo original de Büeromöebel
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