La sala de espera; ¿El espacio más importante de la empresa?

Así como los ojos son el espejo del alma, la sala de espera es el reflejo de la empresa, si es apagada, descolorida, incomoda, mal diseñada y con el mobiliario de los años 90, no va a tener el impacto que la empresa desea generar en sus clientes y proveedores.

Muchas veces caemos en el error de creer que una empresa prestadora de servicios no necesita pulir su imagen con una sala de espera elegante y moderna, se piensa que este tipo de inversión vale mas en tiendas donde el trafico de clientes es mucho mayor.

Pero, ¿Qué pasaría si llega a tus manos un cliente con gran potencial, pero que desea conocer tus instalaciones?. De seguro el estado y el diseño de tu sala de espera podrá ser la pieza clave para cerrar el trato que tanto anhelas.

No exageramos cuando afirmamos que este tipo de detalles pueden favorecer, afianzar o destruir la imagen corporativa de una empresa, pensemos un poco como nuestros clientes o proveedores. ¿Cerrarías un trato millonario con una empresa que aparenta ser eficiente y estar a la cabeza en innovación pero tienen mobiliario desgastado y una decoración decadente en su sala de espera? Y como proveedor ¿te arriesgarías a dar plazos de pago a un cliente que no es capaz de invertir en sus espacios laborales? Seguro dudarías si realmente este cliente tiene el potencial para invertir tiempo y dinero.

Ahora que tenemos una idea de la importancia de la sala de espera, veamos que elementos la conforman.

• Recepción: es el lugar donde se reciben llamadas, paquetes y se atiende de manera oportuna a las personas que ingresan a nuestra empresa. Consta de un escritorio modulares diseñados en dimensiones variables, muchas veces encontramos recepciones con una altura desagradable donde las personas que solicitan a la recepcionista deben inclinarse para ser escuchados y atendidos, la joven que los recibe se encuentra como en un hueco detrás del escritorio. Tampoco se logra visibilidad oportuna entre la recepcionista y las personas que se encuentran sentadas esperado. En este sentido, la altura debe ser la adecuada para que la recepcionista pueda tener contacto visual con el cliente en una vista panorámica para dar la bienvenida y esté atenta al recorrido del ciente en la sala de espera.

 

• Sillas o muebles modulares: son un factor importante para la cantidad de tiempo que nuestro invitado esperara hasta ser atendido, si ofrecemos asientos cómodos por supuesto que una larga espera puede ser soportada sin mayores inconveniente. Sin embargo, si nuestros asientos son de baja calidad y desprovistos de comodidad 5 min pueden convertirse en una eternidad.

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Productos de Ufmax

En cuanto al ahorro de espacio y comodidad los muebles modulares se llevan la delantera y conviene que sean diseñados por expertos en remodelación y mobiliario de espacios de oficina.

• Centro de comodidades: este elemento es imprescindible y el más descuidado de todos, en este renglón podemos ofrecer mesitas para apoyar documentos, mobiliario tipo bar para que los visitantes puedan usar laptos o revisar material de lectura con comodidad, televisores en donde podemos pasar programación interesante relacionada con la empresa, incluso vídeos instituciones, campañas o comerciales.

 

• No olvidar la experiencia: un cliente o proveedor que va tus instalaciones desea una experiencia con la cultura organizacional que impregna tu empresa, no solo con tus productos, es por eso que se deben cuidar tanto los detalles externos como el mobiliario, así como los internos, la forma de relacionarse de las personas que trabajan en tu empresa con los agentes externo y entre los diferentes departamentos, todo bajo un clima de colaboración y eficacia para dar respuesta a inquietudes y amenizar el valioso tiempo que pasan tus visitantes por las instalaciones.

 

• Adicionales: iluminación artificial adecuada si no cuentas con luz natural, procura prescindir de lámparas de piso si tu espacio es pequeño en lugar de favorecer puede obstaculizar.

 

Las fotografías y cuadros decorativos dependen del estilo que deseas impregnar en tu sala de espera, sin embargo fotografías a blanco y negro e incluso ilustraciones de los inicios de la empresa o sus fundadores es un buen plus.